Overhead

Beleidsverantwoording op hoofdlijnen

Met de overheadfuncties is op een effectieve en efficiënte manier het primair proces ondersteund.
Met dit overzicht Overhead wordt inzicht gegeven in de omvang en samenstelling van de overhead.

Wat is overhead?
Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van het primaire proces Overhead bestaat uit:

• Leidinggevenden primair proces (projectleiding valt hier buiten).
• Managementondersteuning primair proces.
• Financiën, toezicht en controle gericht op de (eigen) gemeentelijke organisatie.
• Personeel en organisatie.
• Inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement).
• Communicatie (interne en externe communicatie, uitgezonderd klantcommunicatie).
• Juridische zaken (uitgezonderd bezwaar- en beroep en primaire taken als vergunningverlening).
• Informatievoorziening en automatisering (ICT).
• Facilitaire zaken en huisvesting (inclusief beveiliging).
• DIV (documentatie en informatievoorziening.
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning.

De kosten van personeel (en goederen en diensten) in het primaire proces maken geen deel uit van de overhead. Deze kosten worden rechtstreeks doorberekend aan de betreffende activiteiten en programma’s.

Gemeentelijke bedrijfsvoering
De bedrijfsvoering in brede zin heeft betrekking op alle bedrijfsprocessen die nodig zijn om de beleidsprogramma's te realiseren. Dat organiseert de gemeente voor een groot deel zelf in haar ambtelijke apparaat. Daarnaast besteedt zij werkzaamheden uit aan derden.
Overhead bestaat uit verschillende componenten: de aansturing van de primaire processen, de bestuurlijke ondersteuning en de ondersteuning van de ambtelijke organisatie. Die laatste component wordt ook wel aangeduid als bedrijfsvoering in enge zin.

De gemeente verbetert de bedrijfsvoering voortdurend om te komen tot een kwalitatief goede en resultaatgerichte bedrijfsvoering die zo compact en efficiënt mogelijk is en die de organisatie ondersteunt bij het leveren van goede dienstverlening aan de stad. De maatregelen die in de afgelopen periode zijn genomen in verband met corona hebben opnieuw laten zien hoe onmisbaar bedrijfsvoering is voor de continuïteit van het werk van de gemeentelijke organisatie.

Belangrijkste resultaten in 2020

Sturing op bedrijfsvoering
In 2020 is de sturing op bedrijfsvoering geëvalueerd. Belangrijkste conclusies: het huidige stelsel is complex en de governancestructuur is toe aan verbetering. Sturing op en samenwerking in de bedrijfsvoering is 1 van de voorwaarden is om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te optimaliseren en de structurele tekorten in de bedrijfsvoering op te lossen. Daarom heeft het college in 2020 besloten om per 1 januari 2021 de dienst Bedrijfsvoering op te richten en een algemeen directeur te benoemen.

Besparingen op gemeentelijke organisatie
Een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering betekent veel voor alle processen in de organisatie en voor een goede dienstverlening aan de stad. Den Haag werkt via 9 businesscases aan een uitdagende transitie in de bedrijfsvoering. Dit moet meteen een structurele efficiencyverbetering geven. Ook in 2020 hebben we een strakke financiële sturing op budgetten en business cases uitgevoerd om de forse financiële opgave voor bedrijfsvoering te realiseren. Het tekort op bedrijfsvoering is voor 2020 omgeslagen naar een positief resultaat, mede als gevolg van coronamaatregelen.

Effecten corona
Binnen alle bedrijfsvoeringsdisciplines heeft corona forse impact gehad: een versnelde invoering van digitaal werken en thuiswerken, inclusief de ondersteuning van goede arbeidsomstandigheden, aanpassingen aan het fysiek gebruik van de kantooromgevingen en extra ondersteuning van primaire processen (bijvoorbeeld GGD en ToZo) op het vlak van communicatie, financiën en juridische dienstverlening. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt hierop uitgebreider gerapporteerd.
De extra kosten voor communicatie ad 0,35 mln. zijn opgenomen in de begroting en in de rekening.

Indicatoren en kengetallen
Op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) zijn gemeenten gehouden de beoogde en gerealiseerde maatschappelijke effecten van de verschillende programma’s toe te lichten aan de hand van beleidsindicatoren. Voor Overhead betreft het de onderstaande indicator:

Het percentage overhead betreft het saldo van lasten en baten op het taakveld Overhead gedeeld door het totaal saldo van de lasten (exclusief toevoegingen aan reserves) in de gemeentelijke jaarrekening.
De indicator is met 10,5% iets lager uitgevallen dan opgenomen in de begroting 2020 (10,7%). Ten opzichte van 2019 is de indicator gedaald. Dat komt doordat de lasten in de hele begroting van Den Haag stijgen, bij min of meer gelijkblijvende lasten en baten op het taakveld Overhead.