Overhead

Beleidsverantwoording per activiteit

Management en ondersteuning primair proces
De aansturing van de primaire processen gebeurt door de diensten. Alle leidinggevenden en de managementondersteuning binnen de gemeentelijke organisatie maken onderdeel uit van de overhead.

Ondersteuning ambtelijke organisatie
Om de gemeentelijke primaire processen goed te laten verlopen is professionele ondersteuning op bedrijfsvoering nodig. Via centraal gepositioneerde onderdelen heeft Den Haag advies en expertise en administratie en beheer georganiseerd. Dit geldt voor de terreinen financiën en control, inkoop, personeel en organisatie, informatietechnologie en-voorziening en juridische zaken. Advies- en expertisefuncties zijn opgenomen binnen het bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC) en administratieve taken en beheertaken binnen het interne dienstencentrum (IDC).

Ondersteuning bestuur en concernbedrijfsvoeringstaken
De ondersteuning van het bestuur en de strategie en kaderstelling voor de verschillende bedrijfsvoeringterreinen is onderdeel van de bestuursdienst van de gemeente Den Haag. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de ontwikkelingen voor de verschillende bedrijfsvoeringsterreinen nader toegelicht.

Toerekening overhead aan heffingen en tarieven
In de verordening Financieel beheer en beleid 2019 staat dat de overheadkosten worden doorberekend via een opslagpercentage. Dit percentage wordt berekend door het aandeel van de kosten van de overhead uit te drukken in een percentage van de directe kosten van het primair proces. In 2020 bedroeg de maximale opslag van gemeentebrede overhead op de toerekening van personeelslasten aan prijzen en tarieven 38% voor binnendienstmedewerkers en 20% voor buitendienstmedewerkers. Voor buitendienstmedewerkers geldt een andere opslag omdat zij geen gebruik maken van huisvesting en werkplekken.

Verbonden partijen
De gemeente neemt binnen de strategische kernvoorraad deel aan 7 Verenigingen van Eigenaren die als verbonden partij worden aangemerkt. Met deze verenigingen zijn jaarlijkse afspraken gemaakt over het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden aan panden.

Toelichting op grote projecten

Masterplan IT
Het Masterplan IT heeft in 2020 in totaal 11,0 mln. geïnvesteerd. Zwaartepunten lagen in 2020 op de domeinen Werkplek en Datacenter & Cloud.
Het oorspronkelijke budget is recentelijk herijkt. Binnen het beschikbare budget verschuift de inzet van Netwerk en Security naar Datacenter & Cloud en Werkplek. Deze verschuiving is onder andere gevolg van versnelde uitrol van de Windows 10 werkplek en het veranderen van de strategie op het Netwerk domein naar CaaS (afnemen van IT-dienstverlening). Dit leidt tot andere kosten tijdens het aanbestedingstraject en versnelde afschrijving van apparatuur. Daarnaast worden enkele gewijzigde en nieuwe initiatieven ontplooid op gebied van Cloud en Security (in overeenstemming met de gemeentelijke ICT ambitie).

Concernbrede Informatiesystemen
Corona heeft begin 2020 gezorgd voor een sterke versnelling van de migratie naar Windows 10 en de uitrol van Office 365 en MS teams. Die versnelling heeft gemaakt dat alle bijna 1.000 gemeentelijke applicaties geschikt moesten worden gemaakt voor het kunnen functioneren onder Windows 10. Daarvoor is de inzet van applicatie specifieke kennis en kunde uit het I-domein noodzakelijk. Dit heeft een directe impact gehad op de beschikbare capaciteit voor het vervangen van en realiseren van IT systemen. Het aantal en het tempo van de projecten gericht op de vervanging of realisatie van nieuwe applicaties lag daarmee voor 2020 uitzonderlijk laag. Toen dat effect zichtbaar werd is bewust gekozen om hier niet extra op te drukken en de vrijval van kapitaallasten te gebruiken voor de noodzakelijke transitiekosten voor de businesscase I&A (de transitie van het I&A domein). Daarnaast is 2020 ook benut om koers te bepalen en is voor de zomer de visie op digitalisering en dienstverlening vastgesteld. De verwachting is dat de komende jaren weer een sterke focus zal zijn op de ontwikkeling en vervanging van applicaties, waarbij de trend is dat meer IT systemen als een dienst zullen worden afgenomen van marktpartijen.

Verbouwing Fruitweg 17
Het pand Fruitweg 17 wordt duurzaam geschikt gemaakt voor 500 medewerkers en voor dienstverlening door de diensten SZW en OCW. Dit is nodig omdat de huidige huisvestingslocatie aan de Binckhorstlaan binnenkort niet meer beschikbaar is.