Onderhoud kapitaalgoederen

Beleidskader
De gemeente is verantwoordelijk voor het optimaal inzetten van haar vastgoed ter uitvoering van bestuurlijk vastgestelde doelen. De gemeente draagt zorg voor efficiënte en gemeentebrede beleidsvorming op het gebied van ontwikkeling en realisatie, beheer en inzet van het gemeentelijk vastgoed. Het planmatig laten uitvoeren van eigenaarsonderhoud is hier een belangrijk onderdeel van. Het streven is om aan alle panden onderhoud uit te voeren conform een éénduidige systematiek. Daarbij wordt in principe een strikte scheiding tussen het eigenaarsonderhoud en het huurdersonderhoud gemaakt, in overeenstemming met het Burgerlijk Wetboek. De gemeente is op basis hiervan uitsluitend verantwoordelijk voor het laten uitvoeren en bekostigen van het eigenaarsonderhoud. Daar waar de gemeente zelf ook gebruiker is, geldt uiteraard dat de gemeente ook het gebruikersonderhoud verzorgt.

De gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt onderhouden conform de methodiek van conditie gestuurd onderhoud (NEN2767). In deze systematiek wordt gekeken naar de staat van de afzonderlijke bouwelementen. Afhankelijk van de conditie wordt er een kwaliteitsscore aangegeven van 1 (uitstekend) tot 6 (zeer slecht).

In de op 20 februari 2014 door de gemeenteraad vastgestelde ‘Nota Vastgoed’ (RIS269126) is beschreven dat het streven is om voor panden die structureel onderdeel uitmaken van de vastgoedportefeuille de conditiescore minimaal op niveau 3 (redelijk) te krijgen en/of te houden en per bouwelement in te grijpen wanneer conditie 4 (matig) wordt geconstateerd. Per pand kan er afhankelijk van het toekomstperspectief, locatie en representativiteit op bouwdeelniveau gedifferentieerd worden in het kwaliteitsniveau van onderhoud. De meerjarige onderhoudsplannen (MOP’s) worden per object periodiek geactualiseerd.

Verduurzaming Meerjaren Onderhoudsplannen
Reguliere verduurzamingsmaatregelen worden op natuurlijke vervangingsmomenten uitgevoerd zoals bijvoorbeeld het isoleren van een dak wanneer de dakbedekking vervangen moet worden, of vervanging door energiezuinigere installaties. Dit betekent dat bij de periodieke inspecties van panden ook de energetische staat van het pand in beeld wordt gebracht en wordt opgenomen in de Duurzame Meerjaren OnderhoudsPlannen (DMOP’s). Met deze informatie kunnen vanuit de DMOP verduurzamingsscenario’s onderzocht worden. Geplande onderhoudswerkzaamheden met verduurzaming als neveneffect worden gefinancierd vanuit de DMOP, overige verduurzamingsmaatregelen worden uit daarvoor specifiek beschikbaar gestelde middelen gefinancierd. De DMOP ondersteunt de opgave het vastgoed in overeenstemming met de gemeentelijke doelstellingen versneld transitie klaar te maken. De aanpak voor de energietransitie staat in hoofdlijnen beschreven in de paragraaf vastgoed.

Financieel resultaat 2020
Door het gemeentelijk vastgoed als één complex te beschouwen, kunnen schaal- en efficiencyvoordelen behaald worden. De gemeente heeft een Centrale Reserve Onderhoud Vastgoed om grote (niet voorziene) pieken en dalen op te vangen in de (structurele) onderhoudslasten. De huidige gemaximeerde bovengrens van de reserve is op € 4,5 mln. gesteld.

In 2020 was in totaal een realisatie van € 13,244 mln geraamd. Begroot was dat een deel van deze kosten gedekt zouden worden uit incidentele middelen (€ 3,074 mln), een bijdrage van € 0,146 mln. voor specifieke uitkeringen sport (SPUK) en uit de voorziening van de Telextraat (€ 0,52 mln). Het begrote resterende structurele deel van € 0,517 mln. zal worden gedoteerd aan de onderhoudsreserve.

De werkelijke uitgaven waren in 2020 € 4,310 mln. lager dan begroot. In totaal is voor € 0,416 mln. meer betaald uit incidentele middelen en voor € 0,015 mln uit de voorziening. Voorgesteld wordt om een  bedrag van € 4,741 mln. te  doteren aan de onderhoudsreserve vastgoed.
Onderstaande tabel geeft het verschil weer tussen het onderhoudsbudget obv de meerjarenonderhoudsplanning voor 2020 en de werkelijke uitgaven in 2020
(=Financieel resultaat)

Bedragen x € 1.000

 
N.B.:         
Het onderhoud op programma Stadsontwikkeling en Wonen wordt voornamelijk bekostigd uit de reserve Strategisch vastgoed. Omdat dit vastgoed tijdelijk in beheer is zijn er geen structurele onderhoudsmiddelen beschikbaar (muv de woonwagenlocaties).

Afwijkingingen op Meerjarenonderhoudsplan (MOP)
Voor alle objecten die in gemeentelijk beheer zijn met een verwachte beheertermijn van minimaal vijf jaar is een meerjaren onderhoudsplanning opgesteld. Deze planning fluctueert van jaar tot jaar en wijkt daardoor in principe altijd af van het structurele onderhoudsbudget dat elk jaar gelijk is. In 2020 is in sprake van een onderbesteding t.o.v. de begroting van € 4,310 mln.

Onderhoudsplanningen zijn een leidraad op basis van vaste cycli. Afwijkingen daarop kunnen tot een onder- of overbesteding leiden. Door toepassing van de systematiek van conditie gestuurd onderhoud kan gepland onderhoud afwijken van de cyclus omdat onderhoud nog niet nodig is. Om de overlast bij de gebruikers/huurders te beperken en de exploitatie niet onnodig te verstoren wordt er soms in afstemming met de exploitant bewust gekozen voor het bundelen van werkzaamheden van zowel de huurder als de eigenaar om de sluitingsperiode en overlast zo kort mogelijk te laten zijn. Dit geldt ook voor het combineren van onderhoudswerkzaamheden met verduurzamingsmaatregelen.

In de begroting wordt getracht deze aspecten zo goed als mogelijk in te schatten en wordt ernaar gestreefd de begrote bedragen daadwerkelijk in te zetten. In de praktijk veranderen omstandigheden en inzichten waardoor afwijkingen ten opzichte van de begroting niet te voorkomen zijn. Met name bij grotere onderhoudswerkzaamheden kunnen de werkzaamheden in het lopende jaar in gang worden gezet maar vindt de uitvoering en facturering grotendeels plaats in het volgende jaar. Het afgelopen jaar heeft de Covid-19 pandemie in enkele gevallen in afstemming met de huurders ook geleid tot verschuiven van uitvoeringsmomenten.

Tot slot kan er sprake zijn van onvoorzien onderhoud en calamiteiten. Per pand wordt daar jaarlijks een klein bedrag voor gereserveerd voor het verhelpen van bijvoorbeeld daklekkages. Het komt echter ook voor dat elementen die normaal gesproken tijdens de levensduur van een pand niet vervangen hoeven worden toch gebreken vertonen en herstel of volledige vervanging toch noodzakelijk is.

Personele omstandigheden hebben geleid tot onderbezetting op het technisch beheer van de vastgoedportefeuille waardoor werkzaamheden soms noodgedwongen naar volgend jaar zijn verschoven.

Naast de bovengenoemde algemene verklaring van verschillen onderstaand een verklaring voor de grootste verschillen ten opzichte van de planning 2020 per programma. Alleen programma’s met een afwijking groter dan € 100.000 worden toegelicht.    

Toelichten per programma met afwijking > € 0,100 mln.

05 - Cultuur en Bibliotheek
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• Willem Dreespark 312 onderbesteding € 0,290 mln. Werkzaamheden zijn nog niet voltooid. Dit zal plaatsvinden in 2021.
• Paviljoensgracht 20-24 onderbesteding € 0,136 mln. Diverse opdrachten met betrekking tot de brandveiligheid, werkzaamheden zijn nog niet opgeleverd en zijn doorgeschoven naar 2021.
• Hoge Zand 40-42 onderbesteding € 0,158 mln. De werkzaamheden voor het technische splitsen van pand worden in 2021 voltooid.
• Parallelweg 225 onderbesteding € 0,100 mln. Door tegenvallende aanbesteding en drukte in de markt, zijn de werkzaamheden een jaar doorgeschoven.

08 - Zorg, welzijn, jeugd en volksgezondheid
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• 1e Eeldepad 3 onderbesteding € 0,500 mln. Werkzaamheden worden uitgevoerd in combinatie met verduurzamingsmaatregelen. Hiervoor moet de huurder akkoord geven. Op verzoek van huurder uitgesteld tot 2021.
• Stortenbekerstraat 201 onderbesteding € 0,137 mln. Werkzaamheden worden uitgevoerd in combinatie met verduurzamingsmaatregelen. Hiervoor moet de huurder akkoord geven. Op verzoek van huurder uitgesteld tot 2021.
• Peilstraat 67 onderbesteding € 0,100 mln. Werkzaamheden worden uitgevoerd in combinatie met verduurzamingsmaatregelen. Hiervoor moet de huurder akkoord geven. Op verzoek van huurder uitgesteld tot 2021.
• Schenkweg 58-60 onderbesteding € 0,050 mln. De Schenkweg wordt geheel getransformeerd naar een opvanglocatie voor dak en thuislozen waardoor onderhoud gedurende die transformatiefase niet wordt uitgevoerd.

09 – Buitenruimte
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• Begraafplaatsen, Haagse Markt, Groenposten, Kiosken: Diverse werkzaamheden zijn gestart maar nog niet opgeleverd, facturering volgt in 2021.

10 – Sport
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• Een onderbesteding van € 1,426 mln. (op onderhoud sportaccommodaties) wordt voornamelijk veroorzaakt door een capaciteitsprobleem bij de uitvoeringsdienst. De bezetting op de sportportefeuille is in de loop van 202o op orde gebracht en de achterstand wordt zo snel mogelijk ingelopen.
• Daarnaast was in de begroting een VVE bijdrage onderhoud van € 0,302 mln. voor de Sportcampus opgenomen obv de begroting van de VVE. In 2020 is in de VVE besloten dit bedrag in eigen beheer te houden van de deelnemers in de VVE (gemeente, ROC en HHS) en het gemeentelijke deel te doteren aan de Onderhoudsreserve Vastgoed.

12 - Mobiliteit
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• In 2020 is minder correctief onderhoud uitgevoerd dan vooraf verwacht.

13 - Stadsontwikkeling en Wonen
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• In 2020 is minder correctief onderhoud uitgevoerd dan vooraf verwacht.

14 - Stadsdelen, Integratie en Dienstverlening
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• Westduinweg 28-40 onderbesteding € 0,183 mln. Na opdracht verlening was het nodig om aanvullende onderzoeken uit te laten voeren. Hierdoor heeft de uitvoering aanzienlijke vertraging opgelopen.

Overhead
De overbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• Korte Lombardstraat 7, met het uitvoeren van onderhoud en verduurzamingsmaatregelen zijn op verzoek huurderswensen meegenomen. Deze kosten zijn in rekening gebracht bij de huurder