Bedrijfsvoering

Integriteit is een belangrijk uitgangspunt binnen de gemeente en was in 2020 actueler dan ooit. De gemeente wil een betrouwbare partner zijn voor collega’s, bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. We willen dat besluiten op een transparante, eerlijke en zorgvuldige manier genomen worden.

Wat is er in 2020 gedaan?
In het voortgangsbericht integriteit (RIS305869) is de raad geïnformeerd over acties die de gemeente het eerste deel van 2020 heeft ingezet om integer handelen te stimuleren. In deze periode is ook een uitgebreide review over het integriteitsbeleid uitgevoerd (waarover de Raad in hetzelfde bericht is geïnformeerd). Deze review is meegenomen in een uitvoeringplan om integriteit een nog steviger plek in de organisatie te geven. In het tweede deel van het jaar lag de focus op doorontwikkeling van de integriteitsorganisatie, waarvan de resultaten in 2021 zichtbaar zijn. De kwartiermaker doorontwikkeling integriteitsorganisatie bereidt een hernieuwd bureau integriteit voor. Ook is de basis gelegd voor leerlijnen integriteit en wordt in 2021 een moreel leerproces opgezet.

3 lijnen
Het plan Vanzelfsprekend Integer (RIS305869 ) bevat 3 lijnen voor ambtelijke integriteit: bescherming, bewustwording en handhaving. Wat betekent dat concreet?

Bescherming

• In 2020 is een start gemaakt met de uitwerking van het screeningsbeleid.
• De externe vertrouwenspersoon heeft zich ingezet voor medewerkers die intern niet wilden of konden melden.
• Alle vertrouwenspersonen zijn beschikbaar voor alle medewerkers van de gemeente Den Haag - in plaats van alleen de eigen dienst.
• Er zijn voorbereidingen getroffen voor een gemeentelijke klachtencommissie ongewenst gedrag.
• De zichtbaarheid van de vertrouwenspersonen is verbeterd door actieve deelname aan diverse bijeenkomsten, zoals de week van Diversiteit & Inclusie en het Haags Ontwikkel Festival.

Bewustwording

• Via Werknet is regelmatig gecommuniceerd over discriminatie op de werkvloer, dilemma’s van het thuiswerken en uitleg over regels in de gedragscode.
• In 2020 waren er digitale dilemmasessies en diverse managementbijeenkomsten over integriteit.
• Ook waren er trainingen over integriteit voor leidinggevenden.
• Leidinggevenden hebben dilemma’s met uitleg ontvangen om integriteit te bespreken met hun medewerkers. Ook is een uitgebreide Werknetpagina gemaakt.
• In 2020 is een podcast gemaakt over tegenspraak.

Handhaving

• In 2020 is gewerkt aan herziening van de meldregeling, de regeling vertrouwenswerk en het onderzoeksprotocol.
• De beoordeling van meldingen is uniform gemaakt door het instellen van een wegingsoverleg. In dit overleg zitten de centrale integriteitscoördinator, de coördinator onderzoek, een arbeidsjurist en een integriteitscoördinator van de dienst.
• Er is gecommuniceerd over casuïstiek die impact heeft op de organisatie, zodra dat voor het onderzoek mogelijk is.

Cijfers ongewenst gedrag
In 2020 hebben zich 194 medewerkers gericht tot een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen. De decentrale vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen registreren de meldingen in het centrale registratiesysteem bij het Bureau Integriteit.

• In 2020 daalde het aantal meldingen over ongewenst gedrag, na een uitzonderlijk hoog aantal meldingen in 2019. Vertrouwenspersonen zijn minder vaak benaderd, waarschijnlijk doordat veel mensen thuis zijn gaan werken.
• Januari 2020 is het bemiddelingsloket geopend. Hier kunnen medewerkers terecht met een dreigend arbeidsconflict. Voorheen gingen zij regelmatig naar een vertrouwenspersoon. Nu komt de vertrouwenspersoon pas in actie als er bij een arbeidsconflict ook ongewenst gedrag wordt ervaren.

Toelichting
In de categorie ‘geen ongewenst gedrag’ worden meldingen geregistreerd die geen betrekking hebben op ervaren ongewenst gedrag, maar waarvoor wel een beroep wordt gedaan op het vertrouwenswerk. De vertrouwenspersonen verwijzen deze melders veelal door naar de juiste instantie. Onder ‘ander ongewenst gedrag’ worden alle meldingen van ervaren ongewenst gedrag opgenomen die niet in de daarboven genoemde categorieën thuishoren, zoals liegen en disrespectvolle bejegening.
In bovenstaand overzicht zijn ook de meldingen verwerkt die zijn gedaan bij de externe vertrouwenspersoon.

Cijfers integriteitsmeldingen en onderzoek
Hieronder vindt u een overzicht van de integriteitsmeldingen. Met behulp van dit overzicht stellen we u in de gelegenheid hierover van gedachten te wisselen, zonder de individuele rechten van medewerkers te schaden. We borgen hiermee een veilige cultuur voor medewerkers om te melden en mee te werken aan onderzoek.

In 2020 werden door het meldpunt integriteit 129 meldingen ontvangen en geregistreerd. Deze zijn allemaal zorgvuldig bekeken.

• Na beoordeling bleek er bij 46 meldingen geen sprake van een mogelijke integriteitskwestie met betrokkenheid van een medewerker van de gemeente Den Haag te zijn. In die gevallen betrof het bijvoorbeeld een klacht of een melding over een bestuurder of medewerker van een andere organisatie. Deze zijn afgesloten en waar mogelijk doorgestuurd.  
• Bij 21 meldingen is er geen sprake geweest van een concreet vermoeden van een schending en waardoor er geen (voor)onderzoek plaats kon vinden.
• In 10 gevallen was er sprake van een anonieme melding
• In 17 gevallen is de melding in de lijn opgepakt, waarbij er afspraken zijn gemaakt om een eventuele herhaling te voorkomen.
• Naar 45 meldingen is een persoonsgericht onderzoek gestart. Daar zijn er inmiddels 32 van afgerond. In 22 gevallen is een schending vastgesteld.

Hiernaast zijn er in het eerste helft jaar van 2020 16 meldingen uit 2019 afgehandeld. In 6 van deze kwesties is een schending vastgesteld.

De volgende type schendingen werden onderzocht:

NB. Het aantal type schendingen kan afwijken van het aantal onderzoeken, omdat er binnen een onderzoek meerdere type schendingen onderzocht kunnen worden.

Naar aanleiding van 45 van de 129 geregistreerde meldingen is een feitenonderzoek gestart. Bij 22 meldingen is een integriteitsschending vastgesteld en als zodanig gesanctioneerd.

In juli 2020 is de gemeenteraad geïnformeerd over een integriteitsonderzoek waaruit is gebleken dat door een (voormalig) medewerker meerjarige fraude met een substantiële financiële omvang is gepleegd (RIS305757). Na afronding van het onderzoek is de medewerker op staande voet ontslagen en is er aangifte gedaan. Naar aanleiding van deze kwestie zijn kwetsbaarheden in het mandaatsysteem zichtbaar geworden. Een gemeentebrede werkgroep werkt onder meer zorgt voor een actualisering van de gemeentebrede mandaatregeling en de personele mandaten en een technische aanpassingen in het systeem.

In januari 2021 is de raad geïnformeerd over het onderzoek waarin de gemeente aangifte heeft gedaan van (een vermoeden van) diefstal c.q. verduistering van € 627.386,12 (RIS307566). Dit is aan het licht gekomen bij een interne administratieve controle bij een betaalzuil. Als gevolg van onze aangifte is de recherche een onderzoek gestart. Het college wacht de uitkomsten van het rechercheonderzoek af en zal zich, indien tot vervolging wordt overgegaan, als benadeelde partij voegen in het strafproces. Ook heeft de gemeente Den Haag integriteitsonderzoek verricht. Dit onderzoek is op 23 december 2020 afgerond. Uit dit onderzoek is gebleken dat een medewerker in deze casus niet conform de gedragscode, werkafspraken in het algemeen en het werkproces in het bijzonder heeft gehandeld, waarop de medewerker op staande voet is ontslagen.

De casus heeft het college doen besluiten om, naast reeds ingezette maatregelen in het kader van integriteitsbeleid- en beheer:

• Een opdracht te verstrekken aan de Gemeentelijke Accountantsdienst om direct een onderzoek uit te voeren naar de geldstromen en de daaraan gerelateerde processen binnen het

Klantcontactcentrum van de gemeente Den Haag;

• Het programma voor de interne beheersing (RIS305828 ) versneld uit te voeren.