Bedrijfsvoering

Verbetering beheersorganisatie
In de tweede helft van 2020 is het programma Verbetering Beheersorganisatie gestart. Doel: de interne beheersing op de korte én lange termijn (komende 2 jaar) op orde brengen. Hieronder vallen 4 kernprojecten: risicomanagement, procesbeschrijvingen, internal audit en de rechtmatigheidsverantwoording 2021.

Risicomanagement
Binnen het project risicomanagement wordt een voorstel gemaakt voor een gemeentebrede aanpak van risicomanagement. Dat leidt tot het inzicht waar binnen de gemeente de grootste risico’s liggen zodat het management daar ook op kan sturen. In 2020 is geïnventariseerd wat er al aan risicomanagement aanwezig is binnen de gemeente. In 2021 wordt een nieuwe risicomanagement model ontworpen en ingevoerd.

Procesbeschrijvingen AO/IB en bijbehorende kaders
Doel van dit project is om de procesbeschrijvingen binnen de gemeente te actualiseren. Bij de actualisatie zal ook worden gekeken of ze voldoen aan de benodigde checks en balances. Verder komt er een inrichtingsvoorstel voor de hele gemeente over: wie stelt er kaders, wat zijn die kaders, waar ligt het beheer, wat houdt de verantwoordelijkheid van een proceseigenaar in? In 2020 is gestart met het beschrijven van enkele processen, zoals Treasury, HR en de betaalorganisatie. In 2021 wordt dit voortgezet, zullen nieuwe processen worden opgepakt en zal het inrichtingsvoorstel worden opgesteld.

Verder is eind 2020 gestart met een risicoscan op de betaalorganisatie. Dit loopt door tot in de eerste helft van 2021. Alle afzonderlijke betaalstromen worden beoordeeld, waaronder ook het kasverkeer.

Doorontwikkeling Internal Audit
Bij de doorontwikkeling van de functie internal audit gaat het om het ontwikkelen van een professionele, toetsende functie. Het op orde hebben van zo’n functie is voor iedere gezonde organisatie een sluitstuk van het systeem van interne beheersing. Eind 2020 is gestart met het uitvoeren van een volwassenheidscan op de internal audit. Dit wordt in de eerste helft van 2021 afgerond. Daarna wordt in kaart gebracht waar de Internal Audit naartoe beweegt en hoe dit kan worden gerealiseerd. Als dit is afgerond volgt de uitvoering van het plan.

Eind 2020 is gestart met het opstellen van een fraude-risicomodel voor het management. De ontwikkeling van dit model zal in het tweede kwartaal van 2021 worden gerealiseerd. Elk jaar kan het model worden geactualiseerd.

Ook is eind 2020 de opdracht gegeven voor het uitvoeren van periodieke data-analyse op het betaalverkeer. Dit start in 2021.

Rechtmatigheidsverantwoording 2021
Doel van dit project is de veranderde wetgeving omtrent de rechtmatigheidsverantwoording 2021 op goede wijze in de organisatie te implementeren. In het kort komt deze wetswijziging neer op het wijzigen van degene die bij de jaarrekening rapporteert over de rechtmatigheid. Dit was de accountant en dit wordt het college zelf. In 2020 zijn de voorbereidingen gestart, waaronder het inrichten, proefdraaien en maken van afspraken over de taak- en rolverdeling.

Eén financiële administratie
Per 1 januari 2021 is de geïntegreerde financiële administratie een feit. Na iets meer dan 2 jaar organisatiebreed werken aan dit project is een uniform, toekomstbestendig en wendbaar financieel systeem ingericht met bijbehorende rapportages. Behalve de financiële administratie is ook de HR-administratie overgezet naar de nieuwe Oracle omgeving en zijn deze 2 administraties gesynchroniseerd. Doel: verbeteren van de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de financiële administratie, de kwaliteit, de snelheid van de beschikbaarheid van data en daardoor ook snelle, adequate en eenduidige gemeentebrede sturingsinformatie.

Digitalisering P&C-producten
Via het portaal https://financien.denhaag.nl, kunnen raadsleden en bewoners alle relevante Planning & Control-producten vanaf 2010 online raadplegen. Er zijn steeds meer mogelijkheden om door te klikken voor meer informatie en inzicht in het historisch perspectief.
In 2020 zijn we als gemeente verder gegaan met het ontwikkelen van de informatievoorziening op het gebied van Planning & Control, zodat we raadsleden, inwoners en bedrijven nog beter kunnen voorzien van informatie. Hiervoor hebben we via Den Haag in Cijfers op hoofdlijnen extra financiële dwarsdoorsnedes beschikbaar gesteld voor de doorontwikkeling naar een financieel dashboard.

Planning & Control-cyclus 2020
In 2020 heeft de gemeente een Planning & Control-cyclus doorlopen die iets afwijkt van hoe dit proces normaliter loopt. Doordat er eind 2019 een nieuw coalitieakkoord is gepresenteerd, is er een nieuwe programmabegroting 2020-2023 opgesteld. Deze is januari gepubliceerd en in februari door de raad vastgesteld.

De programmarekening 2019 is conform planning in april gepubliceerd, inclusief een goedkeurende controleverklaring van de accountant. De programmarekening is juli 2020 vastgesteld door de raad.

Doordat de programmabegroting pas in februari is vastgesteld en er vanwege corona een financiële impactanalyse is opgesteld voor de raad, is besloten om de 4-maandsrapportage niet op te stellen in 2020.

De programmabegroting 2021-2024 is conform planning gepubliceerd in september. In november 2020 heeft de raad de begroting vastgesteld.

De 8-maandsrapportage is later dan gepland gepubliceerd. Er is voor gekozen om de herziene financiële impactanalyse voor corona te integreren in de 8-maandsrapportage. Om die analyse op te kunnen stellen, was het noodzakelijk te wachten op de septembercirculaire van het Rijk. Daarin staat hoe gemeenten gecompenseerd worden voor de extra kosten en voor het misgelopen van baten vanwege de coronapandemie. De 8-maandsrapportage is in oktober 2020 gepubliceerd.