Inkopen en aanbestedingen
Portefeuillehouder: Liesbeth van Tongeren
De inkoopuitgaven (‘spend’) van de gemeente Den Haag beslaan in 2020 met circa € 960 mln. ongeveer een derde van de gemeentelijke begroting. Door deze omvang vormt inkoop een belangrijk sturingsinstrument om gemeentelijke maatschappelijke doelen te realiseren. Doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkoop staan voorop.
Inkoop algemeen
Wat is er in 2020 gedaan en bereikt?
- De Kadernota Inkoopbeleid en het Actieprogramma Maatschappelijk Verantwoord Inkopen zijn vastgesteld.
- Het percentage facturen met een inkooporder is verder gestegen van 69,7% in 2019 naar 71,8% in 2020. Voor komende jaren zetten we in op een verdere verbetering door een procesvereenvoudiging bij inkoop- en bestelopdrachten. Ook is voortgang geboekt bij de contractregistratie. Tenminste 85% van alle contracten is nu geregistreerd, waarmee de kans is afgenomen dat buiten contracten om wordt ingekocht. Hierdoor krijgt de gemeente steeds beter grip op onrechtmatigheidsrisico’s en kan doelmatiger worden ingekocht.
- Naar aanleiding van de coronacrisis en op verzoek van de raad heeft de gemeente maatregelen genomen om het (Haagse) MKB extra te stimuleren met inkopen zo lang als de coronacrisis duurt. Een voorbeeld daarvan is dat we de Haagse economie stimuleren door bij meervoudig onderhandse aanbestedingen twee ondernemers uit de regio Haaglanden uit te nodigen. Ook zijn maatregelen getroffen om sociale ondernemers kansen te bieden. De gemeentelijke diensten hebben de extra maatregelen nader uitgewerkt.
- We werken hard aan de invoering van een standaard ‘Pas-toe-of-leg-uit’-procedure voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Sinds vorig jaar toetsen in de drie domeinen Tenderboards op de toepassing van MVI.
Inkoopuitgaven
De inkoopuitgaven van de gemeente over 2020 bedragen circa € 960 mln. Dat is € 73 mln., en 8% meer dan in 2019.
De toename is vooral merkbaar bij de productcategorieën “vervoer en emballage”, “gebouwgebruik en –installaties” en “ict en telecommunicatie”. De grootste daling heeft plaatsgevonden bij de productcategorie “hulpverlening en openbare orde” met een afname van 86%.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)
Met de uitvoering van het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen levert de organisatie via inkoop een bijdrage aan de gemeentelijke beleidsdoelen:
- Sociaal inkopen (inclusief Social Return On Investment) zorgt ervoor dat meer mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk komen.
- Duurzaam en circulair inkopen leidt tot onder meer minder uitstoot van CO2, een betere luchtkwaliteit en een beperking van het grondstoffengebruik van de gemeente.
- Innovatiegericht inkopen zorgt voor betere en innovatieve oplossingen.
- MKB-vriendelijk inkopen leidt tot versterking van de regionale economie.
- Internationale sociale voorwaarden moeten waarborgen dat onze producten onder fatsoenlijke arbeidsomstandigheden, zonder kinderarbeid en milieuschade elders op de wereld zijn gemaakt.
In 2020 zijn door de inkooporganisatie 76 aanbestedingsprocedures met een opdrachtwaarde boven de € 221.000 afgerond. De volgende figuur laat zien in hoeverre Maatschappelijk Verantwoord Inkopen is toegepast bij deze aanbestedingsprocedures.
Bij circa 13% van alle aanbestedingsprocedures (10) is geen invulling aan MVI-beleidsdoelen gegeven;
Bij circa 87% van alle aanbestedingsprocedures (66) is aan tenminste één MVI-beleidsdoel invulling gegeven. Bij 34% van alle aanbestedingen zijn drie om meer MVI-doelen ingevuld.
<Figuur: staafdiagram aantal aanbestedingen waar bij verschillende vormen van MVI zijn toegepast. 2020 >
(bron: mvizet.nl)
Social Return On Investment
Bij ruim 68% van alle aanbestedingsprocedures was sprake van social return on investment. Dit kan door opdrachtnemers op verschillende manieren worden ingevuld conform het zogenaamde ‘Bouwblokkensysteem’. Meer informatie hierover is terug te vinden in het programma Werk en inkomen onder Social Return.
Internationale Sociale Voorwaarden (ISV)
Bij 3% van alle aanbestedingsprocedures (2) was sprake van toepassing van Internationale Sociale Voorwaarden. Dit lijkt weinig, maar valt te verklaren doordat slechts enkele inkoopcategorieën als risicocategorie zijn aangemerkt. De internationale sociale voorwaarden zijn alleen van toepassing op risicocategorieën. Een belangrijke mijlpaal is de ondertekening van het convenant Tru-Stone door de gemeente, waarin samen met leveranciers afspraken worden gemaakt over een meer verantwoorde productie en inkoop van natuursteen.
Duurzaam en circulair inkopen
Bij circa 67% van alle aanbestedingsprocedures (51) was sprake van duurzaam en/of circulair inkopen. Een goed voorbeeld is de uitvraag voor de levering en onderhoud van kleine groenmachines. Het materieel is nu waar technisch mogelijk elektrisch. Voor de levering van goederen en diensten wordt zoveel mogelijk fossielvrij transport uitgevraagd, al dan niet via de logistieke hub. De inspanningen van de gemeente op het gebied van duurzaam aanbesteden heeft ook landelijk erkenning gekregen. Den Haag staat nu vijfde op de lijst van ‘Top 25 duurzame opdrachtgevers’ die in oktober 2020 door Bouwend Nederland is gepubliceerd, waar Den Haag in 2019 nog plaats 15 innam. Duurzaam bouwmaterieel wordt uitgevraagd als uitvloeisel van de ondertekening van het Schone Lucht Akkoord. In het moederbestek dat de gemeente gebruikt, worden nu de eisen voor duurzaamheid opgenomen
Innovatiegericht inkopen
Bij bijna 12% van de aanbestedingsprocedures (9) was sprake van innovatiegericht inkopen. Een goed voorbeeld is het Bouwteam dat heeft gewerkt aan de duurzame herontwikkeling van Fruitweg 19.
MKB-vriendelijk inkopen
Bij 33% van de aanbestedingsprocedures (25) was sprake van MKB-vriendelijk inkopen. Hierbij kan gedacht worden aan drempelverlagende maatregelen, perceelindeling of toepassing van de percelenregeling, waardoor (regionale) MKB-bedrijven meer kansen krijgen om ook in aanmerking te komen voor (delen van) grotere opdrachten. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen is daarnaast de maatregel doorgevoerd om hiervoor minimaal twee geschikte partijen uit de regio uit te nodigen.