Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering ondersteunt de gemeentelijke organisatie. Bedrijfsvoering gaat over: personeel, informatie, organisatie, financiën, juridische zaken, inkoop, communicatie en huisvesting/facilitair.

Wat hebben we in 2020 gerealiseerd?

• Flexibele aanwending van middelen binnen de bestaande budgetten

De gemeentelijke organisatie heeft door corona een enorme ontwikkeling doorgemaakt met een versnelde invoering van digitaal werken en thuiswerken. Medewerkers zijn ondersteund om digitaal te werken en te vergaderen. Dit betekende een groot aanpassingsvermogen en flexibiliteit van de bedrijfsvoering. De fysieke huisvesting voor collega’s die op kantoor moeten werken, is coronaproof gemaakt. Ook is ervoor gezorgd dat medewerkers tijdens corona kunnen vertrouwen op goede arbeidsomstandigheden. Ter ondersteuning is in het najaar 2020 het digitaal Haags Ontwikkel Festival georganiseerd. Ruim 1500 medewerkers deden mee aan de workshops, lezingen en trainingen over thema’s als vitaliteit, inzetbaarheid, leiderschap, ontmoeten en ontwikkelen.

• Strakke financiële sturing

Ook in 2020 hebben we een strakke financiële sturing op budgetten en business cases uitgevoerd om de forse financiële opgave voor Bedrijfsvoering te realiseren. Het tekort op bedrijfsvoering is voor 2020 omgeslagen tot een positief resultaat. Deels dankzij een strakke sturing en deels vanwege coronamaatregelen waardoor uitgaven zijn verschoven naar 2021. De impact van de coronamaatregelen hebben gemeentebreed er ook in geresulteerd dat de inhuur in 2020 ruim onder de met de gemeenteraad afgesproken norm is gekomen, ondanks de extra inhuur vanwege de coronamaatregelen.

• Innovatie in onze werkwijze en aanpak

Onder andere middels business cases is gewerkt aan de vernieuwing en (kwaliteits)verbetering van de bedrijfsvoering. Eén daarvan gaat over de keten Informatievoorziening & Automatisering. Binnen een tijdelijke organisatie zijn diverse onderdelen op een nieuwe manier gaan samenwerken. Het onderzoek naar het stelsel van de bedrijfsvoering en de voorbereidingen om een volgende stap te zetten in de bundeling van de bedrijfsvoering zijn dit jaar afgerond. Per 1 januari 2021 is bedrijfsvoering gebundeld in één dienst. Daarin zitten het Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum, het Interne Dienstencentrum en de tijdelijke organisatie Informatievoorziening & Automatiseringsketen.  Met deze bundeling wil de gemeente de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren, zowel intern als extern en structurele tekorten oplossen. De vakdisciplines zijn nu aan zet om hun werkwijze te verbeteren.

• Minder bureaucratie en inzetten op continu ontwikkelen en verbeteren in plaats van reorganiseren

Alle vakdisciplines zijn bezig met de omslag naar continu ontwikkelen & verbeteren in plaats van reorganiseren.  Zo heeft de PenO-keten in 2020 het proces bij indiensttreding (on-boardingproces) vernieuwd. De keten Informatievoorziening & Automatisering heeft als eerste een wendbare (agile) werkwijze ontwikkeld. In 2021 wordt dit concreet toegepast.

• Inzet van andere manieren van werken waarbij flexibiliteit en samenwerking voorop staan

Het werken en elkaar ontmoeten vond in 2020 vanwege alle corona maatregelen veel meer digitaal plaats. In 2021 wordt onderzocht wat dit betekent voor de komende jaren.

• Doorontwikkeling informatievoorziening

Per 1 januari 2021 zijn 14 financiële (grootboek)administraties samengevoegd tot één administratie en geüniformeerd. Hiermee wil de gemeente de informatievoorziening verder verbeteren. Verder is de personele managementinformatie (P&O-dashboard) verbeterd en is de bestuurlijke stukkenstroom versneld gedigitaliseerd.

• Investering in medewerkers

In 2020 is per vakdiscipline en organisatieonderdeel geïnvesteerd in de ontwikkeling van medewerkers. De focus lag op het verbeteren van competenties, vakmanschap en inzetbaarheid. Soms was dit lastig door alle coronamaatregelen. Daarnaast heeft gemeentebreed de focus gelegen op integriteit.

Wat heeft het gekost (incl. bezuinigingen gemeentelijk apparaat)?
Gerichte maatregelen op de bedrijfsvoeringsterreinen (RIS302908) moeten leiden tot een besparing van in totaal € 12 mln. zoals afgesproken in het coalitieakkoord. Deze maatregelen en de invulling van niet gerealiseerde bezuinigingen uit de vorige bestuursperiode, zijn uitgewerkt in business cases; deze moeten bijdragen aan een structurele efficiencyverbetering. De afspraak om € 12 mln. te besparen op bedrijfsvoering wordt gehaald (RIS302908). Bedrijfsvoering ligt ook op koers als het gaat om invulling van resterende bezuinigingen uit de vorige bestuursperiode. De realisatie van de business cases hebben hieraan in 2020 voor ca. € 4,1 aan bijgedragen. De businesscase realisatie voor de huisvesting is aangepast. Mede vanwege alle coronamaatregelen en het toenemende thuiswerken wordt een nieuwe visie werken en ontmoeten ontwikkeld.

Over 2020 is het resultaat op de bedrijfsvoering positief, mede dankzij incidentele verschuivingen van uitgaven als gevolg van coronamaatregelen naar 2021. Hiermee is ook de herstelopgave voor de negatieve Centrale Bedrijfsvoeringsreserve ingevuld. Samen met de lopende business cases en andere maatregelen is in 2020 een sluitende structurele financiële oplossing voor de bedrijfsvoering door het college vastgesteld. Onderdeel daarvan is een incidentele bijdrage van € 6 mln. voor de bedrijfsvoering in de begroting voor 2021.

Een uitgebreidere financiële toelichting is opgenomen in het onderdeel Overhead waar bedrijfsvoering een onderdeel van is.